個人情報保護に関する基本方針
ハートサポートシステム有限会社は、マウントフジフラワーエッセンス製造・発売元、フィンドホーンフラワーエッセンス輸入元・日本総発売元、ヒーリングハーブ卸、リビングライトエッセンス輸入元・日本総販売元、ブッダフィールドフラワーエッセンス輸入元・日本総販売元として、フラワーエッセンスに関連する商品とサービスを社会に提供し、日本フラワーエッセンス協会®は、日本フラワーエッセンス協会®認定フラワーエッセンスセラピスト、各種フラワーエッセンスプロ養成講座修了者を対象者とした団体であり、フラワーエッセンスの研究や教育、「フラワーエッセンスセラピスト」の活動と研鑽のサポートを目的とした非営利の団体として活動しています。
ハートサポートシステム有限会社および日本フラワーエッセンス協会®（以下、「当社」とします）は、活動に際し、企業倫理の徹底、法令遵守に取り組んでおり、個人情報保護についても、お客様からお預かりしている重要な個人情報を保護すること、守秘義務の徹底が社会的責務である考え、以下の通り個人情報保護に関する基本方針を定めます。
1.個人情報の取り扱い
(1)個人情報の取得
当社は、各種フラワーエッセンスや関連品の卸販売・小売販売・個人セッション・研究教育活動・普及活動、書籍や雑貨の販売、その他の関連する事業活動において、お客様からのカタログ請求に関するお問い合わせ・お申込み・相談、販売に関する問い合わせ・ご注文・相談、個人セッションのお問い合わせ・ご依頼・ご参加・相談、講座（スクール）・イベント・各種キャンペーンの問い合わせ・お申込み・ご参加・相談、等の当社が提供する商品・サービス・活動において、必要な範囲内でお客様の個人情報および、法人等のお取引先様の個人情報を取得することがあります。情報の取得に関して、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得いたします。
(2)個人情報の利用
当社は、お客様からお預かりした個人情報を、当社で取り扱う商品・サービスの提供、アフターケア、当社商品・サービスの開発や質の向上、お客様からのお問い合わせや相談への対応、当社で取り扱う商品・サービスに関する情報の提供、当社が開催する各種講座・イベント・キャンペー等のご案内の提供、運営、管理、フラワーエッセンスセラピスト資格の発行、運営、案内の提供、管理等の、業務の履行、活動に利用します。
住所、氏名、生年月日、電話番号、電子メールアドレス、サービス利用概要情報を除く情報は、販売、個人セッション、講座等の個別サービス以外の目的に利用しません。
- 当社サイト等に掲載されているお客様の体験談は、お客様から掲載の許可得た内容のみを掲載しております。
- 講座の案内は、講座受講生および希望者、当社商品・サービス利用者に送付しております。
- 守秘義務上、個人セッションでは、他の目的にカルテを利用しません。個人セッション時に頂いた資料は、講座講師が、施錠した書庫に、カルテと共に厳重に管理しております。
また、当社は、お客様へのサービスの提供のため、個人情報の取扱いを外部の委託先に委託する場合があります。委託にあたっては、個人情報を適切に取り扱っている委託先を選定し、委託先で適切な管理が実施できるよう必要な事項の取り決めをし、遵守を徹底し、お客様の個人情報保護に努めます。
また、当社は、個人情報の取扱いをグループ会社間に委託することは行っておりません。グループ会社間の委託を行う場合は、サイトなどにて公表します。委託にあたっては、守秘義務を遵守できる個人情報を適切に取り扱っている委託先を選定し、委託先で適切な管理が実施できるよう必要な事項を取り決め、お客様の個人情報保護に努めます。
(3) 個人情報の共同利用
当社は、お客様の個人情報を、グループ会社間及び販売店等との間で共同利用しておりません。共同利用する場合は、共同利用者の範囲、利用項目、利用目的等の所定事項を、あらかじめお客様に通知するか、サイトなどにおいて公表します。
(4) 個人情報の第三者提供
当社は、業務委託先への提供、商品・サービスの発送、郵送物の発送の際に、宅配会社・郵政公社などの物流業者へ情報として氏名・住所・電話番号・内容物を預託する場合、統計的なデータなど個人を識別することができない状態での開示・提供を除き、第三者へお客様の個人情報の提供は行いません。ただし、法令に基づく場合、人の生命・財産の保護の必要がある場合、国・地方自治体・警察・裁判所等の公的機関への協力が必要である場合には、この限りではありません。
(5) 個人情報の開示等
当社は、お客様ご自身の個人情報の開示のお申込みを当社所定の手続きにより受け付けた場合に、当社の規定に従い、業務に著しい支障をきたすとき、または個人の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれのあるとき等、開示出来ない事由に該当する場合を除き、合理的な期間および範囲でお客様に回答します。また、当社は、お客様ご自身の個人情報の訂正、追加のお申し出を当社所定の手続きにより受け付けた場合は、当社の規定に従い、訂正等のおよび利用停止等請求に応じることが出来ない事由を除き、調査を実施し、その結果、事実と異なる場合があるときは情報の訂正等を行います。また、お客様ご自身の個人情報の削除または利用の停止、消去のお申し出を当社所定の手続きにより受け付けた場合は、当社の規定に従い、訂正等のおよび利用停止等請求に応じることが出来ない事由を除き、調査を実施し、その結果、事実と異なる場合があるときは情報の削除、利用の停止、消去を行います。
＊個人情報開示等の手続きについては、お客様の個人情報開示等の手続きに関してをご覧ください。
2． 個人情報の保護に関連する法令・規範の遵守
当社は、日本の個人情報保護関連法令および規範を遵守いたします。
3．個人情報の安全管理
当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏えい等を防止し、正確性及び安全性を確保するために、管理体制を整備し、適切な危険防止に努めます。
4．改善、変更について
当社は、個人情報保護の取り組みについて、社会的環境の変化に応じて、継続的に見直し、改善を実施します。個人情報保護方針に変更が生じた場合は、遅滞なくサイトなどにおいて公表します。
5．お問い合わせ先
本方針に関するお問い合わせは、上部メニューの「会社案内」→「お問い合わせ」までお願いいたします。
お客様の個人情報開示等の手続きに関して
ハートサポートシステム有限会社および日本フラワーエッセンス協会®（以下、便宜上「当社」）は、お客様からお預かりした個人情報に関して、お客様がご自身の情報の開示等のお申込みを、以下の手続きにて承ります。
1． 開示等のお申込み方法
お客様からの開示のお申込みは、当社所定の申請書面に、必要事項を記入の上、本人確認のための書類等の必要書類および所定の手数料を同封の上、郵送によりお申込みいただきますようにお願い申し上げます。開示等のお申込みは、上部メニューの「会社案内」→「お問い合わせ」にて受け付けます。
2． 開示等のお申込み時の提出書類
(1) 当社所定の申請書面
次の申請書面を印刷し、所定の事項をご記入、押印します。
書面に書ききれない事項があれば、別紙に記入の上、あわせて提出します。
個人情報 開示請求書 PDF
個人情報 訂正等／利用停止等請求書PDF
(2) ご本人確認のための書類
以下のいずれか１点のコピーを同封いただきますようお願いいたします。
なお、いずれもご本人のお名前、住所の記載がある部分のコピーをお願いいたします。
・運転免許証
・パスポート
・健康保険証
・年金手帳
(3) 代理人によるお申込みの場合
お客様の代理人が開示等のお申込みをする場合は、代理人の本人確認のための書類（前項のいずれか１点のコピー）に加えて、委任状を同封いただきますようお願いいたします。
(4) 開示のお申込みの手数料
1件の開示のお申込みごとに、８００円の郵便切手を同封します。
※訂正等および利用停止等のお申込みには、手数料は不要です。
3． 開示等のお申込みへの回答について
開示のお申込みの回答は、お客様のご住所へ書留郵便で送付させていただきます。代理人によるお申込みの場合にもお客様本人のご住所へ送付させていただきます。
訂正等および利用停止等のお申し出には郵送、電話その他の方法で回答する場合がございます。
4． 個人データを開示出来ない事由
次に定める事由に該当する場合は、不開示とさせていただきます。不開示になった場合は、その旨、理由を付記して通知させていただきます。また、不開示の場合についても所定の手数料は返却いたしません。
- 所定の申請書面の記載に不備がある場合、および具体性に欠ける記載のある場合
- 申請書面に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社がお預かりしている住所が一致しないときなど本人確認ができない場合。（本人確認のために、お客様ご本人に連絡させていただくことがございます。）
- 代理人によるお申込みについて代理権が確認できない場合（代理権の確認のためお客様ご本人に連絡させていただくことがございます。）
- 開示請求に伴う手数料等の支払いがない場合
- 調査の結果、対象となる個人データを保有していない場合
- 開示のお申込みをいただいた個人情報が保有個人データに該当しない場合
- 法令に違反することとなる場合
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れのある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす、またはその恐れがある場合
- 講座、個人セッション、認定試験、協会の目的、規約で定められた内容および趣旨に反する、またはその恐れがある場合
- その他、個人情報保護法に基づき開示する義務を負わない場合
5． 個人データの訂正等のおよび利用停止等の請求に応じることが出来ない事由
次に定める事由に該当する場合は、個人のデータの訂正等および利用停止等の請求（以下「訂正等」）に応じることができない場合がございます。この場合は、その旨、理由を付記して通知させていただきます。情報の一部またはすべての利用停止・消去等をした場合、サービスのご提供ができなくなることがございますのでご了承ください。
- 所定の申請書面の記載に不備がある場合、および具体性に欠ける記載のある場合
- 申請書面に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社がお預かりしている住所が一致しないときなど本人確認ができない場合。（本人確認のために、お客様ご本人に連絡させていただくことがございます。）
- 代理人によるお申込みについて代理権が確認できない場合（代理権の確認のためお客様ご本人に連絡させていただくことがございます。）
- 調査の結果、対象となる個人データを保有していない場合
- 訂正等のお申込みをいただいた個人情報が保有個人データに該当しない場合
- 訂正・追加・一部削除をお申込みいただいた理由が、保有個人データの内容が誤りであるという理由以外の場合。
- 利用停止・消去をお申込みいただいた理由が、利用目的以外の利用がある、適正に取得していない、第三者提供の制限を超えている、という理由以外の場合。
- 利用停止・消去をお申込みいただいた理由に該当する事実がない場合。
- 取得目的から鑑み、保有個人データの内容が誤りであるというご指摘があてはまらない場合
- 法令に違反することとなる場合
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れのある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす、またはその恐れがある場合
- 講座、個人セッション、認定試験、協会の目的、規約で定められた内容および趣旨に反する、またはその恐れがある場合
- その他、個人情報保護法に基づき訂正等をする義務を負わない場合
